Yoshiaki Hayashida
部署ごとにツールが増え、何を残すか決めたいときに
営業は顧客管理、経理は請求、各部署はそれぞれ別の表計算サービス。同じ情報を何度も入力しているうえ、誰がどのサービスを契約し、管理しているのかも分からなくなってきた。
新しいツールを足す前に、今どの仕事に何を使い、どこに情報が保存されているかを把握したい状況です。社員が個人の判断で生成AIなどのサービスを使い始めている場合もあります。
まず自社で確認できること
- 部署ごとに使うツールと契約者・管理者を一覧にできるか。
- 同じ顧客情報を、どこで登録し、どこで修正しているか。
- 使っていない機能や、解約時に持ち出す必要があるデータを把握しているか。
相談が要らない場合・要る場合
ツールが少なく、契約や役割が明確なら、社内での棚卸しで十分でしょう。
部署をまたいで情報が重複し、統合・連携・廃止のどれが負担を減らすのか見極めにくい場合は、構成やデータの扱いを外部と整理する余地があります。
最初の依頼範囲の例
一部の部署とツールに対象を絞り、利用目的、担当者、費用、データの流れを一覧化。統合する前に、重複の解消や運用ルールの変更で済む部分がないかを比べます。
小さく始める場合は、1つの部署が使うツールの一覧化だけという範囲も考えられます。
手元に残るもの： 残す・つなぐ・やめる候補と、その理由を整理した一覧。
判断の後に、範囲を別途決めて依頼できること：小さな試行、必要な分だけの作成、少人数で回る手順の設計。
続けて使えるように考えること
契約の更新時期、アカウントの追加・削除、解約時のデータ取り出しを誰が担当するかも決めておきたい点です。
関連する実務経験
データ処理の品質・運用を見直し、不要なデータを廃止して保守負担と費用を減らした経験があります。
ご相談
部署ごとに利用しているツールと、重複・管理上の困りごとの概要から。
最初のご連絡では、対応できる内容かを確認してお返事します。ここまでは費用はかかりません。