Yoshiaki Hayashida
ベンダーから届いた提案が、自社の業務に合うか判断したいときに
システム会社から提案書と見積書が届いた。社長や担当部門へ説明して発注を決めたいものの、必要な機能はどこまでか、導入後にどんな費用が残るのか、判断がつかない。
デモでは便利に見えても、普段の伝票や例外処理、既存データの移行に対応できるとは限りません。話を進めてから「この処理には追加開発が必要」と分かる場合もあります。
まず自社で確認できること
- 自社の実際の伝票や手順を使って、提案された操作を試したか。
- 初期設定、データ移行、保守、追加変更は見積もりのどこまでに含まれるか。
- SaaSの標準機能に合わない業務を、運用の変更で補えるか。
相談が要らない場合・要る場合
現場で試し、契約範囲や運用の負担まで把握できているなら、第三者による確認は不要でしょう。製品の候補を広く知りたい段階であれば、公的な無料相談窓口も選択肢です。
一方、提案を実際の業務と突き合わせ、追加開発の必要性や見積もりの前提を技術的に確かめたいときには、外部への相談が必要かもしれません。
最初の依頼範囲の例
提案書・見積書と現行の業務資料を照合し、「そのまま進める」「追加で確認する」「別の方法も比べる」の判断材料を整理する範囲が考えられます。提案会社に聞くことや、試用時に確かめる場面も絞れます。
小さく始める場合は、届いた提案書・見積書1件の確認だけという範囲も考えられます。
手元に残るもの： 社内で発注の可否を説明するための比較メモと、ベンダーへの確認事項。
判断の後に、範囲を別途決めて依頼できること：小さな試行、必要な分だけの作成、少人数で回る手順の設計。
続けて使えるように考えること
補助金の有無にかかわらず、導入後の利用料、社内の管理作業、追加変更にかかる費用は確認しておきたいところ。独自の機能を追加するなら、その保守を誰が担うかも論点です。
関連する実務経験
高頻度のデータ連携に関する案件で、提示された要求をそのまま実装せず、目的から見直して進め方を整理した経験があります。
ご相談
届いた提案の概要と、社内で判断がつかない点から。
最初のご連絡では、対応できる内容かを確認してお返事します。ここまでは費用はかかりません。